Ik vervulde mijn rol als VA met passie maar bezweek ook bijna onder de hoeveelheid taken. Ik wist soms van gekkigheid niet hoe ik alles moest combineren. En ik was ook nog eens gevraagd om te helpen om een feest mee te organiseren. En natuurlijk had ik alweer ‘Ja’ gezegd, terwijl ik niet wist waar ik de tijd vandaan moest halen.

Niet alle klanten kunnen zelf goed plannen en als VA moet jij je in diverse bochten wringen om het toch op tijd voor elkaar te krijgen. Het werd dus tijd dat ik echt mijn grenzen ging vastleggen!

Merk jij ook dat je teveel op je bord hebt? Krijg jij ook de tip om ‘gewoon’ nee te zeggen maar vind jij dat ook zo moeilijk? Uit ervaring weet ik dat je niet de enige bent. Waarom is ‘Nee’ zeggen zo moeilijk? Als ik deze vraag stel aan collega-VA’s, krijg ik de volgende antwoorden:

  • Het is allemaal zo verschrikkelijk leuk.
  • Als ik het niet oppak, dan blijft het liggen.
  • Ik voel me vaak overvallen en heb al ‘Ja’ gezegd voordat ik het zelf in de gaten heb.
  • Mijn klant accepteert geen ‘Nee’.
  • Ik wil eigenlijk ook gewoon heel aardig gevonden worden.


Hoe los je dit nu op?

Sinds 2013 werk ik samen met Margreet van Rixtel, coach en oprichter van Topvrouw.nl, en zij heeft mij tips gegeven waardoor ik nu een stuk eenvoudiger vaker ja tegen mijzelf zeg en dus nee tegen taken die op dat moment niet uitkomen. Wil je weten welke tip zij mij gaf?

Neem een moment in gedachte
Kies een moment of momenten waarbij jij vindt dat je te snel ‘Ja’ hebt gezegd. Schrijf op wie het vroeg, waarom je ‘Ja’ zei, in wat voor situatie dit gebeurde en hoe jij je je op dat moment voelde.

Mijn eigen conclusie:
Deze terugblik leverde bij mij de conclusie op dat ik het vooral moeilijk vond om ‘’’Nee’ te zeggen tegen mijn klanten omdat ik mij afhankelijk voelde van hun. Ook zei ik vaak ‘Ja’ als ik het heel druk had en door wilde met mijn werk. Dan was ik even van het verzoek af.

Creëer tijd
Wat heb ik geleerd: Als een klant mij overviel met een vraag dan zou ik nu als volgt reageren:

  • Dank je, fijn dat je aan mij denkt bij dit verzoek. Ik wil er even over nadenken en kom er bij je op terug.’

Als ik druk bezig was met iets anders en een klant belde met een verzoek dan zou ik deze zin gebruiken:

  • ‘Ik ben op dit moment met iets anders bezig. Zou je mij deze vraag willen mailen? dan kan ik er op een ander moment rustig naar kijken’.

Het doel van deze zinnen is tijd creëren. Direct ‘Nee’ zeggen is namelijk heel moeilijk en het hoeft ook niet als je op een later moment wel tijd hebt en dan heb je een mooie win-win situatie. En klanten voelen zich bij direct ‘Nee’ zeggen ook niet serieus genomen of ze voelen zich afgewezen.

Je keuze maken
Aan de hand van een aantal vragen kun je dan je keuze maken:

  • Wat zijn de voor- en nadelen van het ‘Ja/Nee’ zeggen.
  • Wat levert het mij op?
  • Waarom vind ik het moeilijk om ‘Nee’ te zeggen?
  • Als ik ‘Ja’ zeg, onder welke voorwaarden doe ik dat.

Vaak weet je intuïtief al wat het juiste antwoord is. Luister naar dit gevoel!

Antwoord geven:

  • Als je ‘Nee’ gaat zeggen, formuleer kort en bondig waarom. Ga niet te veel uitleggen. Dat hoeft niet en dat geeft juist vaak ruimte aan de klant om te gaan discussiëren.
  • Als je ‘Ja’ gaat zeggen, geef dan aan waarom je dit doet en ook welke voorwaarden je stelt in tijd en geld. Daarmee kun je je eigen winst realiseren.


Wat heeft deze nieuwe manier van benaderen mij opgeleverd?

Ik ben een gelijkwaardige samenwerkingspartner geworden omdat ik leerde tegen mijn klanten te zeggen voor welke klussen ik op dat moment tijd had en ingezet kon worden, en voor welke klussen ik een van mijn teamleden ging inzetten omdat zij het beter konden of omdat zij er de tijd wel voor hadden. Ook plannen mijn klanten nu zelf goed, waardoor verzoeken beter in te plannen zijn.

Wat is bij jou de reden dat je het moeilijk vindt om nee te zeggen?

Ik ben wel heel benieuwd dus mail me jouw antwoord (irene.put@pro-va.nl)